| Mot |
Définition |
| Administration |
Dans le langage courant, désigne l'ensemble des services publics, quels que soient leur niveau et leur fonction. |
| archives |
Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne et par tout service ou organisme dans l'exercice de leur activité. |
| Bordereau de versement |
Pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d'instrument de recherche. |
| Cadre de classement |
Plan directeur préétabli, fixant la répartition des fonds, au sein d'un service d'archives, entre des grandes divisions et subdivisions méthodiques, appelées séries et sous-séries. Cette répartition détermine la cotation. Le cadre de classement ne doit pas être confondu avec le plan de classement. |
| Classement |
Opération de mise en ordre intellectuelle et physique des documents d'archives à l'intérieur des dossiers, et des dossiers à l'intérieur d'un fonds, réalisée en application du principe du respect des fonds, ou, en cas d'impossibilité d'application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques, et ayant pour objet de permettre des recherches dans les documents d'archives ainsi classés. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l'instrument de recherche permettant de les retrouver. |
| Collecte |
Ensemble des procédures par lesquelles un archiviste accroît les fonds et collections confiées à sa garde. |
| Communicabilité |
Possibilité de mettre des documents sous les yeux des lecteurs, en conformité avec les lois et règlements (on dit parfois accessibilité). Le "délai de communicabilité"est la durée à l'expiration de laquelle un document est communicable. |
| Communication |
Ensemble des procédures consistant à mettre les documents sous les yeux des lecteurs. |
| Conservation |
Fonction essentielle des services d'archives, consistant à assurer l'intégrité physique des documents confiés à leur garde. |
| Consultation |
Action, pour un lecteur, de prendre connaissance d'un document. Terme souvent utilisé comme synonyme de communication. |
| Cote |
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article dans un service d'archives, matérialisant son classement dans son fonds ou sa série (cote intellectuelle), et permettant de le localiser sur les tablettes des magasins (cote de rangement). |
| Dépôt |
1°- Procédure par laquelle un bien (entre autre un document ou un fonds d'archives) est confié, à titre temporaire et révocable, à la garde d'une personne ou d'une institution qui n'en est pas propriétaire. 2°- Synonyme, dans le langage courant, de "service d'archives". 3°- Synonyme, dans le langage courant, de "bâtiment d'archives" ou de magasins. |
| Dérogation |
Procédure administrative par laquelle il est fait exception à l'application d'une loi ou d'un règlement. En archivistique française, autorisation exceptionnelle donnée par le directeur général des Archives de France de communiquer des documents non librement communicables. |
| Echantillonage |
Opération consistant à extraire, d'un ensemble homogène d'archives, une certaine proportion de documents ou d'articles (par exemple 1/100, 1/1000, etc.) de façon à constituer un"échantillon statistique" représentatif de l'ensemble, en vue de l'élimination du reste des documents ou articles, seul l'échantillon étant conservé. |
| Élimination |
Opération consistant à détruire, après tri, conformément aux procédures réglementaires, des documents ou articles dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique. |
| État des versements |
Instrument de recherche décrivant de façon sommaire les versements reçus par un service d'archives. |
| Fonds (d'archives) |
Ensemble de documents de toute nature, constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection. |
| Guide du lecteur par services d'archives |
Instrument de recherche décrivant sommairement l'ensemble des fonds et collections d'un service d'archives. |
| Instrument de recherche |
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux utilisateurs. Les instruments de recherche fondamentaux sont, en allant du général au particulier, les états des fonds, les guides, états sommaires et états des versements, les répertoires numériques ou méthodiques et les bordereaux de versement, les inventaires sommaires ou analytiques, les catalogues, les inventaires-index. |
| Inventaire (d'archives) |
1°- Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce. 2°- Terme abusivement employé comme synonyme d'instrument de recherche. |
